المخزون يكلف أكثر مما قد تعتقد.
قد يكون مخزونك أحد أكبر أصول شركتك. قد يكون أيضًا أحد الثقوب الرئيسية – والأكثر إغفالًا – بالنسبة للتكاليف.
يمكن أن يضيف المخزون ما يصل إلى 30٪ إلى 40٪ إلى سعر اضف للعربة العنصر بمجرد احتساب نفقات مساحة التخزين وموظفي المستودعات وغير ذلك. وهذا لا يأخذ في الاعتبار تكلفة الفرصة البديلة لرأس المال الراكد.
“المخزون هو المال الذي لا يمكنك استخدامه في أي مكان آخر. إنها مورد نادر. عدد كبير جدًا من الشركات لا يفكر أبدًا في مقدار تكاليف المخزون التي يجب الاحتفاظ بها. إنهم يستخدمون فقط إحساسهم الغريزي عند إعادة ترتيب المخزون”.
الخبر السار هو أن تحسين إدارة المخزون الخاص بك يمكن أن يكون فرصة كبيرة لخفض التكاليف. اليك هذه الخطوات الخمس.
1. عيّن المدير المناسب
من الضروري تعيين الشخص المناسب لإدارة المخزون. في كثير من الأحيان ، يتم إحالة هذه المهمة الحيوية إلى شخص سيئ التدريب أو شخص لا ينصب تركيزه الأساسي على التكاليف.
على سبيل المثال ، إذا كان مندوب المبيعات مسؤولاً عن إعادة ترتيب عناصر المخزون، فمن المرجح أن يضمن اهتمامه الرئيسي عدم نفاد المخزون من الشركة. قد تشغل التكاليف مقعدًا خلفيًا، وقد ينتهي بك الأمر بالمخزون الزائد.
يقول يونيميتسو: “معظم الأشخاص المسؤولين عن طلب المخزون لا يدركون التكلفة”. “في العديد من الشركات، لا أحد يهتم بإدارتها. بالنسبة للعديد من الشركات، يكون الخيار الأفضل هو الشخص الذي يوازن بين الحاجة إلى الحصول على منتجات لخدمة العملاء وتكلفة نقل المخزون”.
2. تحديد مستوى الخدمة
بعد ذلك ، حدد مستوى الخدمة الذي تريد تحقيقه لعناصر المخزون المختلفة. هل تحتاج إلى أن يكون المنتج متاحًا على الفور ، أو هل يمكن أن ينتظر التسليم؟ قد يختلف مستوى الخدمة لكل عنصر. حدد أيضًا لكل منتج:
هامش الربح
تكلفة الاحتفاظ بالمخزون (مساحة التخزين، المرافق، التأمين، الانكماش، التمويل، موظفو المستودعات، جرد المخزون، التقادم)
تكلفة الطلب (الشحن، الخصومات، التعريفات، المشتريات، الإدارة، البضائع التالفة)
تكلفة “المخزون” (التكلفة المحتملة في المبيعات المفقودة نتيجة عدم وجودها في المخزون)
إعادة ترتيب مُهل الطلبات
استخدم هذه المعلومات لتخطيط أفضل لإعادة الترتيب ومعرفة ما إذا كان هامش كل منتج يبرر تكلفة حمله. هدفك هو إيجاد التوازن الصحيح بين مستوى الخدمة المطلوب والأهداف المالية.
3. صنف مخزونك
غالبًا ما يستشهد مديرو المخزون بقاعدة 80/20: 80٪ من مبيعات الشركة يتم إنشاؤها عادةً بواسطة 20٪ من منتجاتها. بمعنى آخر، يتم شغل معظم مساحة المخزون بواسطة العناصر ذات الحجم المنخفض.
ما يجب القيام به؟ راجع المخزون الخاص بك ، وقم بتصنيف كل عنصر بناءً على مقدار بيعه على مدار عام أو إطار زمني آخر. طريقة بسيطة للقيام بذلك هي تحليل ألف ياء جيم:
الفئة أ: العناصر التي لا يمكنك تحمل نفاد المخزون بها على الإطلاق.
الفئة ب: العناصر ذات المبيعات المنخفضة ولكن لا يزال يتعين عليك الاحتفاظ بها في المخزون.
الفئة ج: سلع ذات حجم صغير مع تكاليف حمل عالية لا تحتاج إلى حملها.
ابحث الآن عن طرق لتقليل مخزونك. يقول يونيميتسو: “يجب أن يكون هدفك أن يكون 80٪ من مخزونك من الفئة أ”.
يجب تسعير عناصر الفئة ب بشكل عام بهامش إضافي (على سبيل المثال، استخدام تسعير السرعة – أي تحديد السعر بناءً على معدل دوران المنتج) لضمان حصولك على ربح كافٍ لتغطية تكاليف النقل. يجب ألا تكون عناصر الفئة ج في مخزونك. يمكنك عرضها على الطلب المتأخر أو اقتراح منتج بديل للعملاء.
4. اختر نظام إدارة المخزون
يعد نظام min-max أحد أبسط طرق إدارة المخزون. يمكنك تعيين الحد الأقصى والحد الأدنى لعدد العناصر التي تحتاجها، ثم إعادة ترتيبها وفقًا لذلك. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين 10 عناصر كحد أقصى وعناصر كحد أدنى، ثم إعادة الترتيب عند الوصول إلى ثلاثة لأن لديك مهلة أسبوع.
تقوم العديد من الشركات – وخاصة الشركات الصغيرة – بتعيين حد أقصى وأدنى رقم واحد لمخزونها بالكامل. يسمى هذا بالنظام الثابت لأن الأرقام لا تتغير.
يقول يونيمي تسو: “يؤدي استخدام تقنيات إدارة المخزون الثابتة إلى وقوعك في الكثير من المتاعب”.
تعتمد بعض الشركات في إعادة ترتيبها على خصومات الحجم، دون مراعاة تكلفة حمل المخزون. يقول يونيميتسو: “قد تعتقد أنك متقدم من خلال اضف للعربة كميات كبيرة من المخزون بسبب الخصومات، ولكن قد ينتهي بك الأمر بحمل المنتجات لفترة طويلة”.
بدلاً من ذلك ، ينصح العملاء بإدارة المخزون بنظام ديناميكي. في ظل هذا النظام، تختلف إعادة ترتيب الكميات والتوقيت لكل منتج بناءً على حجم مبيعاته، والمهلة الزمنية ومستوى المخزون الآمن (مخزن مؤقت للمساعدة في ضمان عدم نفاد المخزون).
5. استفد بشكل كامل من البرنامج
يعد استخدام البرامج أمرًا حيويًا لإدارة المخزون بشكل صحيح. يمكن أن يكون أي شيء من جدول بيانات Excel أساسي إلى حزمة محاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسة أو برنامج تخطيط متطلبات المواد. يقول يونيميتسو: “إن تجاهل قوة البرمجيات قد يكلفك الكثير من المال”.
من المهم أيضًا تخصيص البرنامج وفقًا للاحتياجات المحددة لشركتك. يقول: “غالبًا ما لا تعرف الشركات كيفية برمجتها”. “يتم استخدام قمة الجبل الجليدي فقط وتنسى بقيته.”
