عندما تستعين الشركات الصغيرة والمتوسطة باستشاريين أو خبراء في أي من مجالات الأعمال، فإنها تسعى لتحسين عملياتها، تحقيق أهدافها الاستراتيجية، أو حل مشكلات معينة. ومع ذلك، قبل توقيع أي عقد، يجب الانتباه إلى عدة عوامل لضمان تحقيق أقصى استفادة من هذه الشراكة. إليكم أهم النقاط التي يجب أخذها في الاعتبارقبل توقيع العقد والبدئ بالعمل

أولا: تحديد الأهداف بوضوح

تأكد من أنك تعرف ما الذي تريد تحقيقه من خلال التعاقد مع الاستشاري. سواء كان الهدف تحسين العمليات، زيادة الإيرادات، أو تطوير استراتيجية تسويقية جديدة، يجب أن تكون هذه الأهداف واضحة وقابلة للقياس. الاستشاريون يعملون بشكل أفضل عندما يكون لديهم اتجاه محدد مسبقا ومتوافق عليه بين جميع الاطراف ذوي العلاقة

ويجب أن يتضمن العقد مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لقياس النجاح. هذه المؤشرات تضمن أن العمل يتم تحقيقه وفقاً لتوقعاتك وأن استثماراتك في الاستشاري تعطي عائدًا ملموساً وذلك لان الاتفاق على آلية القياس والتقييم تجنب جميع الاطراف من اي خلاف مستقبلي

ثانيا: التحقق من الخبرات السابقة

تحقق من سجل إنجازات الاستشاري. هل عمل مع شركات مشابهة في الحجم أو الصناعة؟ هل لديهم معرفة بالسوق المحلي أو البيئة التنظيمية؟ طلب أمثلة على المشاريع السابقة أو توصيات من العملاء السابقين يمكن أن يساعد في تقييم مدى ملاءمة الاستشاري لاحتياجاتك، حتى انني انصحك بالتواصل مباشرة مع عملاء سابقين للتأكد من ان اهدافهم تحققت وان تعاقدهم كان مثمرا 

ثالثا: التأكد من التوافق الثقافي

تختلف أساليب العمل بين الاستشاريين، وبعضها قد لا يتناسب مع ثقافة شركتك أو طريقة عمل فريقك. ابحث عن استشاري يشاركك نفس القيم والأهداف ويمكنه التواصل بسهولة مع فريقك، لان في غالب الاحيان دخول خبير جديد على الشركة يخلق مقاومة للتغيير لدى فريق وموظفي الشركة، فالتوافق الثقافي وحتى بالتواصل مهم جدا

رابعا: توضيح نطاق العمل بوضوح

يجب أن يكون نطاق العمل (Scope of Work) محدداً بوضوح في العقد. يتضمن ذلك

  • المهام التي سيقوم بها الاستشاري
  • التوقعات الزمنية
  •  معايير النجاح

هذا يمنع حدوث سوء فهم أو خلافات لاحقاً

خامسا: التأكد من التسعير والميزانية

افهم تماماً كيف سيتم احتساب أتعاب الاستشاري. هل هي على أساس المشروع بالكامل، بالساعة، أم مرتبطة بأداء معين؟ اسأل أيضاً عن أي تكاليف إضافية محتملة، مثل السفر أو المصاريف الأخرى، لتجنب المفاجآت و أيضا تسلسل الدفعات فبعض الاستشاريين يطلبون دفعات مقدمة واخرون يرغبون في التسديد عند إنتهاء العقد وتسليم المخرجات

سادسا: التحقق من الالتزامات القانونية

تأكد من أن العقد يغطي الأمور القانونية مثل السرية (NDA) وحقوق الملكية الفكرية ومدة التعاقد. يجب أن تتأكد أن الأفكار والحلول المقدمة تظل ملكاً لشركتك

سابعا: طلب فترة اختبار أو تقييم مبدئي

إذا كنت متردداً، يمكنك اقتراح فترة عمل قصيرة مبدئية لتقييم أداء الاستشاري قبل الالتزام بعقد طويل الأمد. هذا يتيح لك التحقق من التزامه وجودة خدماته، فيمكنك تقسيم العقد إلى مراحل (Milestones) وتتفق مع الاستشاري على اول مرحلة فقط وبعد تقييم أداؤه يمكنك التجديد

ثامنا: التواصل وآلية التقرير

يجب أن يكون هناك اتفاق على كيفية التواصل وتقديم التقارير. هل سيتم إرسال تقرير أسبوعي؟ شهري؟ وهل سيتم عقد اجتماعات دورية؟ آلية واضحة للتواصل تعزز الشفافية والمتابعة

تاسعا: النظر في استراتيجية الخروج

تأكد من أن العقد يحتوي على بند يوضح كيفية إنهاء العلاقة إذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها. يجب أن تكون عملية الإنهاء واضحة وشفافة دون تكبد تكاليف غير ضرورية

عاشرا: الإنتباه عن توفر الدعم الاستشاري من خلال طرف ثالث

في بعض الاحيان تقوم بعض الجهات الحكومية والمنظمات المعنية بتطوير أعمال الشركات الصغيرة والمتوسطة بلعب دور الداعم وتقوم هي بالتعاقد مباشرة مع استشاريين ليقدموا الخدمات لشركتك، هنا انت بالتأكيد لن تدفع تكاليف الاستشاري كاملة او جزء كبير منها ولكن في المقابل يجب ان تنتبه من النقاط السابقة عند التعاقد فقط رأيت الكثير من الشركات التي استفادت من خدمات دعم مشابهة ولكن ليس بالضرورة ان الخدمات الاستشارية التي قدمت لها قد أدت إلى فائدة حقيقية للشركة

تأكد عزيزي وعزيزتي أن اختيار الاستشاري المناسب لشركتك الصغيرة أو المتوسطة يمكن أن يكون قراراً حيوياً. الاهتم بالنقاط المذكورة أعلاه يضمن شراكة مثمرة، يقلل من المخاطر، ويحقق أهداف شركتك بكفاءة، فالكثير من هذه النقاط وأخرى تعلمتها بشكل عملي خلال عملي كإستشاري تسويق وتطوير أعمال مع المئات من الشركات في منطقتنا العربية 

كتب هذا المقال إستشاري التسويق وتطوير الأعمال محمد الإفرنجي