كل منظمة او تحتاج ميزانية. تطوير وإدارة الميزانية هو كيفية تخصيص الشركات الناجحة للإنفاق المالي وتتبعه وتخطيطه.
تعتبر عملية إعداد الميزانية الرسمية هي الأساس لإدارة الأعمال الجيدة والنمو والتنمية.
تشبه إلى حد بعيد مواردنا المالية الشخصية ، يجب أن يكون الانضباط والتخطيط حجر الزاوية في عملية إعداد ميزانية الأعمال.
إذن، أين نبدأ؟ كما هو الحال مع معظم الأشياء التي تأتي مع إدارة مؤسسة ، يجب أن تكون الموازنة مدفوعة بالرؤية (ما نحاول تحقيقه) والخطة الإستراتيجية (خطوات الوصول إلى هناك).
إن المنظمات التي تظل تركز على استراتيجيتها وخطتها تعرف بالضبط أين تريد إنفاق مواردها ولديها خطة للمساعدة في منعها من إنفاق الأموال في المجالات التي لا تتوافق مع الرؤية (ما نحاول القيام به) والمهمة ( لماذا نقوم بذلك).
1. الخطة الاستراتيجية
يجب على كل منظمة ، بغض النظر عن الحجم ، أن تعرف سبب وجودها وما تأمل في تحقيقه.
يتم توضيح ذلك من خلال بيان الرؤية والرسالة المكتوبه. الخطة الإستراتيجية هي الطريقة التي تخطط بها المنظمة لتحقيق مهمتها.
تتمثل الخطوة الأولى في عملية وضع الميزانية في وجود خطة إستراتيجية مكتوبة.هذا يضمن استخدام الموارد التنظيمية لدعم استراتيجية المنظمة وتطويرها. إنه يعني الميزانية نحو الرؤية.
2. أهداف العمل
أهداف العمل السنوية هي الخطوات التي تتخذها المنظمة لتنفيذ خطتها الإستراتيجية وهذه الأهداف هي التي تحتاج إلى تمويل من الميزانية.يجب تطوير الأهداف كما يجب أن تكون هناك مساءلة لتحقيق الأهداف. هذه عادة مسؤولية فريق الإدارة أو مجلس الإدارة أو صاحب العمل.
على سبيل المثال ، إذا كانت مؤسستك قد تجاوزت حجم منشآتها وكان هناك هدف لزيادة المساحة ، فيجب تخصيص نفقات لتوسيع أو نقل العمليات التجارية.
3. توقعات الإيرادات
يجب أن تستند توقعات الإيرادات على الأداء المالي التاريخي ، فضلا عن دخل النمو المتوقع.
قد يكون النمو المتوقع مرتبطًا بالأهداف التنظيمية والمبادرات المخطط لها التي ستبدأ نمو الأعمال.
على سبيل المثال ، إذا كان هناك هدف لزيادة المبيعات بنسبة 10٪ ، فيجب أن تكون توقعات المبيعات هذه جزءًا من توقعات الإيرادات للسنة.
4. توقعات التكلفة الثابتة
إن توقع التكاليف الثابتة هو ببساطة مسألة النظر إلى التكاليف الشهرية المتوقعة التي لا تتغير.تكاليف تعويض الموظف ، ونفقات المرافق ، وتكاليف المرافق ، ومدفوعات الرهن العقاري أو الإيجار ، وتكاليف التأمين ، إلخ.لا تتغير التكاليف الثابتة وهي أقل تكلفة تحتاج إلى تمويل في الميزانية.
على سبيل المثال ، إذا كانت هناك وظائف شاغرة للموظفين ، فيجب أن تكون تكلفة ملء هذه الوظائف جزءًا من توقعات التكلفة الثابتة.
5. توقعات التكلفة المتغيرة
التكاليف المتغيرة هي التكاليف التي تتقلب من شهر لآخر ، وتكاليف التوريد ، وتكاليف العمل الإضافي ، وما إلى ذلك.هذه هي النفقات التي يمكن ويجب أن يتم وضعها في الميزانية والتحكم فيها.على سبيل المثال ، إذا أدت مبيعات عيد الميلاد المرتفعة إلى زيادة تكاليف العمل الإضافي مؤقتًا ، فيجب وضع هذه التكاليف في الميزانية.
6.مصروفات الاهداف السنوية
يجب أيضًا إعطاء المشاريع ذات الصلة بالأهداف ميزانيات.يجب أن يكون لكل مبادرة التكاليف المتوقعة المرتبطة بالأهداف. هذا هو المكان الذي يتم فيه دمج تكلفة تنفيذ الأهداف في الميزانية السنوية.
يجب تحديد توقعات التكاليف ، ووضعها ، ودمجها في ميزانية الإدارة المسؤولة عن تحقيق الهدف.
على سبيل المثال ، إذا كان لدى قسم المبيعات هدف زيادة المبيعات بنسبة 10٪ ، فيجب إدراج التكاليف المرتبطة بزيادة المبيعات (مواد التسويق الإضافية والسفر والترفيه) في تلك الميزانية.
7. هامش الربح المستهدف
يجب أن يكون لكل مؤسسة ، سواء كانت هادفة للربح أو غير هادفة للربح ، هامش ربح مستهدف.
تسمح هوامش الربح بعائدات لصاحب العمل أو المستثمرين.
تستخدم المنظمات غير الهادفة للربح هوامش ربحها لإعادة الاستثمار في مرافق المنظمة وتطويرها.تعتبر الأرباح مهمة لجميع المؤسسات وتعتبر هوامش الربح الصحية مؤشرًا قويًا على قوة المؤسسة.
8. موافقة مجلس الإدارة
يجب على مجلس الإدارة أو الرئيس أو المالك أو رئيس المنظمة الموافقة على الميزانية ومواكبة أداء الميزانية.
مرة أخرى ، على غرار أموالك الشخصية ، يجب على المالك مراجعة البيانات المالية الشهرية للأسباب التالية.
-
مراقبة أداء الميزانية.
-
التعرف على جميع النفقات.
-
لحماية المنظمة من اختلاس الأموال أو احتيال الموظفين.
9. مراجعة الميزانية
يجب أن تجتمع لجنة مراجعة الميزانية على أساس شهري لمراقبة الأداء مقابل الأهداف.يجب على هذه اللجنة مراجعة الفروق في الميزانية وتقييم المشاكل المرتبطة بالزيادة في الميزانية.
من المهم القيام بذلك على أساس شهري حتى يكون هناك تصحيح للإنفاق الزائد أو تعديل الميزانية إذا لزم الأمر.
قد يكون للانتظار حتى نهاية العام لإجراء التصحيحات تأثير سلبي على نتيجة الميزانية النهائية.
10. التعامل مع فروق الميزانية
يجب مراجعة الفروقات في الميزانية مع مدير القسم المسؤول ويجب طرح الأسئلة حول سبب التباين.
تنشأ أحيانًا مواقف غير متوقعة لا يمكن تجنبها ، لذا من المهم أيضًا (تمامًا مثل ميزانيتك الشخصية) أن يكون لديك صندوق طوارئ للمساعدة في هذه النفقات غير المخطط لها.على سبيل المثال ، إذا تعطل نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء فجأة ، ويحتاج إلى استبداله ، فسيكون هذا فرقًا في الميزانية يحتاج إلى التمويل.
يمكن أن تساعد عمليات إعداد الموازنة الجيدة في تطوير الشركه /المؤسسه وتقدمها ، في حين أن وضع الميزانية غير المنتظم ورصد الميزانيات يمكن أن يعمي الشركه ويؤثر على سلامتها المالية على المدى الطويل وقدرتها على الاستمرار.
أخيرًا ، بدون عملاء ، لا توجد إيرادات للميزانية. لهذا السبب ، يجب أن تستهدف الخطط الاستراتيجية والميزانيات شيئًا واحدًا وشيئا واحدًا فقط – العميل.
هذا هو السبب في أنه من الضروري تحديد من هم عملاؤك ، ومعرفة ما يريدون ، ووضع ميزانية الاموال التي تحتاجها الشركة لوضع الأنظمة والعمليات في مكانها الصحيح لتلبية احتياجاتهم وتجاوز توقعاتهم.
أليس هذا ما نحاول جميعًا فعله؟
