تحتاج كل منظمة إلى ميزانية لتخصيص الإنفاق المالي، تتبعه، وتخطيطه. تعد عملية إعداد الميزانية الرسمية أساسًا لإدارة الأعمال الجيدة والنمو والتنمية. تشبه إلى حد بعيد مواردنا المالية الشخصية، يجب أن يكون الانضباط والتخطيط حجر الزاوية في عملية إعداد ميزانية الأعمال.
أين نبدأ؟
كما هو الحال مع معظم جوانب إدارة المؤسسة، يجب أن تكون الموازنة مدفوعة بالرؤية (ما نحاول تحقيقه) والخطة الاستراتيجية (خطوات الوصول إلى هناك). المنظمات التي تظل تركز على استراتيجيتها وخطتها تعرف بالضبط أين تريد إنفاق مواردها ولديها خطة لمنعها من إنفاق الأموال في المجالات التي لا تتوافق مع الرؤية والمهمة.
1. الخطة الاستراتيجية
يجب على كل منظمة، بغض النظر عن الحجم، أن تعرف سبب وجودها وما تأمل في تحقيقه. يتم توضيح ذلك من خلال بيان الرؤية والرسالة المكتوبة.
الخطة الاستراتيجية هي الطريقة التي تخطط بها المنظمة لتحقيق مهمتها. الخطوة الأولى في عملية وضع الميزانية هي وجود خطة استراتيجية مكتوبة.
هذا يضمن استخدام الموارد التنظيمية لدعم استراتيجية المنظمة وتطويرها. إنه يعني الميزانية نحو الرؤية.
2. أهداف العمل
أهداف العمل السنوية هي الخطوات التي تتخذها المنظمة لتنفيذ خطتها الاستراتيجية وهذه الأهداف هي التي تحتاج إلى تمويل من الميزانية.
يجب تطوير الأهداف كما يجب أن تكون هناك مساءلة لتحقيقها. هذه عادة مسؤولية فريق الإدارة أو مجلس الإدارة أو صاحب العمل. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك قد تجاوزت حجم منشآتها وكان هناك هدف لزيادة المساحة، فيجب تخصيص نفقات لتوسيع أو نقل العمليات التجارية.
3. توقعات الإيرادات
يجب أن تستند توقعات الإيرادات إلى الأداء المالي التاريخي، فضلاً عن دخل النمو المتوقع. قد يكون النمو المتوقع مرتبطًا بالأهداف التنظيمية والمبادرات المخطط لها التي ستبدأ نمو الأعمال.
على سبيل المثال، إذا كان هناك هدف لزيادة المبيعات بنسبة 10٪، فيجب أن تكون توقعات المبيعات هذه جزءًا من توقعات الإيرادات للسنة.
4. توقعات التكلفة الثابتة
توقع التكاليف الثابتة هو ببساطة مسألة النظر إلى التكاليف الشهرية المتوقعة التي لا تتغير، مثل تكاليف تعويض الموظف، ونفقات المرافق، ومدفوعات الرهن العقاري أو الإيجار، وتكاليف التأمين. لا تتغير التكاليف الثابتة وهي الأقل تكلفة التي تحتاج إلى تمويل في الميزانية. على سبيل المثال، إذا كانت هناك وظائف شاغرة للموظفين، فيجب أن تكون تكلفة ملء هذه الوظائف جزءًا من توقعات التكلفة الثابتة.
5. توقعات التكلفة المتغيرة
التكاليف المتغيرة هي التكاليف التي تتقلب من شهر لآخر، مثل تكاليف التوريد، وتكاليف العمل الإضافي.
هذه هي النفقات التي يمكن ويجب أن يتم وضعها في الميزانية والتحكم فيها. على سبيل المثال، إذا أدت مبيعات عيد الميلاد المرتفعة إلى زيادة تكاليف العمل الإضافي مؤقتًا، فيجب وضع هذه التكاليف في الميزانية.
6. مصروفات الأهداف السنوية
يجب أيضًا إعطاء المشاريع ذات الصلة بالأهداف ميزانيات. يجب أن يكون لكل مبادرة التكاليف المتوقعة المرتبطة بالأهداف. هذا هو المكان الذي يتم فيه دمج تكلفة تنفيذ الأهداف في الميزانية السنوية.
يجب تحديد توقعات التكاليف، ووضعها، ودمجها في ميزانية الإدارة المسؤولة عن تحقيق الهدف. على سبيل المثال، إذا كان لدى قسم المبيعات هدف زيادة المبيعات بنسبة 10٪، فيجب إدراج التكاليف المرتبطة بزيادة المبيعات (مواد التسويق الإضافية والسفر والترفيه) في تلك الميزانية.
7. هامش الربح المستهدف
يجب أن يكون لكل مؤسسة، سواء كانت هادفة للربح أو غير هادفة للربح، هامش ربح مستهدف. تسمح هوامش الربح بعائدات لصاحب العمل أو المستثمرين.
تستخدم المنظمات غير الهادفة للربح هوامش ربحها لإعادة الاستثمار في مرافق المنظمة وتطويرها. تعتبر الأرباح مهمة لجميع المؤسسات وتعتبر هوامش الربح الصحية مؤشرًا قويًا على قوة المؤسسة.
8. موافقة مجلس الإدارة
يجب على مجلس الإدارة أو الرئيس أو المالك أو رئيس المنظمة الموافقة على الميزانية ومواكبة أداء الميزانية.
يجب على المالك مراجعة البيانات المالية الشهرية للأسباب التالية: مراقبة أداء الميزانية، التعرف على جميع النفقات، وحماية المنظمة من اختلاس الأموال أو احتيال الموظفين.
9. مراجعة الميزانية
يجب أن تجتمع لجنة مراجعة الميزانية على أساس شهري لمراقبة الأداء مقابل الأهداف. يجب على هذه اللجنة مراجعة الفروق في الميزانية وتقييم المشاكل المرتبطة بالزيادة في الميزانية. من المهم القيام بذلك على أساس شهري حتى يكون هناك تصحيح للإنفاق الزائد أو تعديل الميزانية إذا لزم الأمر. الانتظار حتى نهاية العام لإجراء التصحيحات يمكن أن يؤثر سلبًا على نتيجة الميزانية النهائية.
10. التعامل مع فروق الميزانية
يجب مراجعة الفروقات في الميزانية مع مدير القسم المسؤول ويجب طرح الأسئلة حول سبب التباين. تنشأ أحيانًا مواقف غير متوقعة لا يمكن تجنبها، لذا من المهم أن يكون لديك صندوق طوارئ للمساعدة في هذه النفقات غير المخطط لها. على سبيل المثال، إذا تعطل نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء فجأة ويحتاج إلى استبداله، فسيكون هذا فرقًا في الميزانية يحتاج إلى التمويل.
يمكن أن تساعد عمليات إعداد الموازنة الجيدة في تطوير الشركة وتقدمها، في حين أن وضع الميزانية غير المنتظم ورصد الميزانيات يمكن أن يعمي الشركة ويؤثر على سلامتها المالية على المدى الطويل وقدرتها على الاستمرار.
أخيرًا، بدون عملاء، لا توجد إيرادات للميزانية.
لهذا السبب، يجب أن تستهدف الخطط الاستراتيجية والميزانيات شيئًا واحدًا فقط – العميل. من الضروري تحديد من هم عملاؤك، ومعرفة ما يريدون، ووضع ميزانية الأموال التي تحتاجها الشركة لوضع الأنظمة والعمليات في مكانها الصحيح لتلبية احتياجاتهم وتجاوز توقعاتهم.
