لإبقاء شركتك على المسار الصحيح ، تحتاج إلى بيانات مالية لا تسمح لك فقط بمراقبة النتائج والتخطيط للمستقبل ، ولكن أيضًا لإطلاع شركائك الماليين الخارجيين.
مجموعة واحدة من البيانات المالية لا يمكنها القيام بكل هذه الوظائف ، ولهذا السبب تحتاج إلى إنشاء عدة أنواع مختلفة من التقارير المالية.
الذي ينصح رواد الأعمال بشأن تحسين إدارتهم المالية: “إنك تستخدم نفس المعلومات لإنشاء أنواع مختلفة من البيانات”. “الحيلة هي تنظيمها بشكل صحيح لتوفير المعلومات الصحيحة لكل غرض”
نقدم هنا اقتراحاتنا حول القوائم المالية لإعدادها وما يجب أن تحتويه.
1. البيانات المالية للجمهور الخارجي
في معظم الظروف ، سيرغب شركاؤك الخارجيون في رؤية البيانات المالية التي أعدها محاسب خارجي ، حتى يتمكنوا من الحصول على منظور موضوعي وموثوق حول كيفية أداء شركتك.
يحتاج المصرفيون إلى معرفة ما إذا كانت عملياتك سليمة وتحقق أرباحًا كافية لخدمة ديونك بشكل مريح.
من المرجح أن ينظر المستثمرون بعمق أكثر ، ويتتبعون البيانات التي تسمح لهم بالحكم على ما إذا كان رأس المال الذي قاموا بضخه في شركتك يولد عائدًا مناسبًا. هذا يعني أنهم سيكونون مهتمين بربحية عملك ونوع النمو الذي تحققه.
بشكل عام ، يريدون معرفة معدل نمو الإيرادات وما إذا كانت الأرباح تنمو بنفس الوتيرة. إذا كانت الأرباح تنمو بشكل أسرع ، فهذا يعني أنك قادر على احتواء تكاليفك. إذا كانت الأرباح تتراجع والإيرادات آخذة في الارتفاع ، فإنهم سيرغبون في معرفة ما يحدث هناك.
2. توقعات النتائج المالية
التوقعات المالية للسنة القادمة هي نوع آخر مهم من التقارير. تسمح لك التوقعات بإنشاء ميزانيات التشغيل والتخطيط لمتطلبات الموارد. كما أنها تمنحك أنت وموظفيك شيئًا لتتطلع إليه ، وتحفز على التحسين. فإنها طريقة لتوسيع نطاق شركتك وتحسينها وتنميتها.
توفر النتائج التاريخية نقطة انطلاق جيدة للتنبؤ بحجم المبيعات التي تحتاجها لتحقيق التعادل ومقدار الإيرادات أو الأرباح التي ستحققها خلال العام.
من المهم حقًا معرفة كيفية تتبعك مقابل توقعاتك للتأكد من أنك في نهاية المطاف تحقق نقطة التعادل وتكسب ربحًا. من المهم حقًا معرفة كيفية تتبعك مقابل توقعاتك للتأكد من أنك في نهاية المطاف تحقق نقطة التعادل وتكسب ربحًا. إذا رأيت أنك تقصر ، فيجب أن تكون قادرًا على خفض التكاليف أو زيادة المبيعات حتى لا ينتهي بك الأمر في المنطقه الحمراء.
3. تقارير الإدارة
على مستوى أكثر تفصيلاً، يتم إنشاء تقارير الإدارة للاستخدام الداخلي فقط.حيث يمكنك تزويد المستثمر بملخص عن نفقات التسويق ، قد يقسم تقرير الإدارة الخاص بك هذه المعلومات إلى خمسة عناصر مختلفة ، بما يتوافق مع إنفاقك على قنوات التسويق المختلفة ، على سبيل المثال.
تقدم تقارير الإدارة معلومات على مستوى أكثر تفصيلاً وتفصيلاً. ولا تمنح امتياز فهم هذا المستوى من التفاصيل لأطراف خارجية. لا يحتاجون إلى معرفة مقدار الأموال التي أنفقتها على الاكل والحلويات كل شهر. هذا ليس من شأنك. يكفي أن تقول إنها ضمن ميزانية طعامك. يجب أن يعزل تقرير الإدارة الخاص بك مبيعاتك ونفقاتك حسب خط العمل أو المنتج ويمكن أن يذهب أبعد من ذلك لتتبع الأداء حسب المنطقة الجغرافية أو حتى حسب العميل. يجب عليك أيضًا تتبع النسب المالية الهامة ومؤشرات الأداء الرئيسية.
تمنحك كل هذه المعلومات فهمًا أوضح لكيفية أداء أجزاء مختلفة من عملك وأين يتم جني الأموال وأين تذهب.
فغالبًا ما نشجع على إجراء تنبؤات حسب قطاع الأعمال وصياغة ميزانيات لكل قطاع من هذه القطاعات. لذلك ، عندما تبدأ النتائج في الظهور لكل قطاع ، يمكنك قياس ما إذا كانوا يتتبعون وفقًا للخطة ، وإذا لم يتم إجراء التعديلات اللازمة في وقت مبكر.
