لا ترغب أية شركة باستقالة موظف متميز لديها، لكن ذلك يحصل غالباً. لذا، ينبغي على الشركات التعامل مع الاستقالات بطريقة احترافية متوافقة مع القانون.
حالات إنهاء خدمات الموظفين التي يتم تصعيدها قانوناً تكون عادةً هي الحالات التي لا تتم فيها معالجة المشكلة داخلياً والتي لا توجد فيها وثائق تدعم موقف الشركة. عدم توفر الوثائق التي تدعم قرار إنهاء الخدمات سيضع العبء على الشركة لإثبات أن إجراء إنهاء الخدمات كان صحيحاً وعادلاً”.
يمكن ضمان سلاسة وقانونية عملية إنهاء خدمات الموظفين باتباع الخطوات التالية:
1. إعلام الموظف الذي ترغب الشركة بإنهاء خدماته
لا ينبغي للموظف أن يتفاجأ بقرار إنهاء خدماته. وينبغي لك ان تكون واضحاً بشأن ما يصدر عن الموظف من أمور سلبية عند حدوثها. قم بتسجيل الملاحظات حتى تتمكن من تقديم تفاصيل دقيقة مثل: ضعف أداء عمل الموظف داخل فريقه، شكاوى العملاء عليه، سلوكه غير اللائق أثناء الاجتماعات، عدم إنجاز المهام بالتاريخ المحدد، أو الإخفاق في تحقيق الأهداف التي تم تحديدها له، وإبلاغ الموظف بهذه السلبيات المتعلقة بالأداء والسلوك.
2. إعداد خطة وجدول زمني للتحسين
يبنغي كلما أمكن إعداد خطة تحسين لأداء وسلوك الموظف، وذلك بتحديد أهداف واقعية قابلة للقياس ينبغي للموظف تحقيقها، مع تحديد المدة الزمنية اللازمة لذلك. حدد أكثر من اجتماع مع الموظف لمناقشة سير تنفيذ خطة التحسين، وقم بتوثيق محضر الاجتماع وإرسالة إلى الموظف والمعنيين. ذكّر الموظف في تلك الاجتماعات بما هو متوقع منه، وأكد له ثقتك الكبيرة في نجاحه بذلك، وذكره في ذات الوقت أن إخفاقه في التحسينات المطلوبة ستؤدي إلى عواقب ليست جيدة.
3.إعداد إشعار كتابي بالفصل
في حال إخفاق الموظف في التحسن، وقررت الشركة إنهاء خدماته، ينبغي إعداد إشعار كتابي بذلك .
4. عقد اجتماع مع الموظف
ا تنهي خدمات موظف أبداً عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني، بل في اجتماع مع الموظف تعلمه فيه عت قرار الفصل بشكل موجز ومباشر.
ويستحسن وجود شاهد محايد في الاجتماع، ونعني بـ “محايد” ألا يكون من زملاء العمل للموظف الذي ستتم إنهاء خدماته. ويفضل أن يكون هذا الشخص هو مدير إدارة الموارد البشرية.
5. حفظ كرامة الموظف
قد ترغب الشركة أحياناً قيام الموظف بالتوقف الفوري عن العمل، وقد ترغب في أحيان أخرى بمواصلة العمل حتى موعد إنهاء الخدمات.
ينبغي في الحالتين السماح للموظف بالمغادرة بطريقة تحفظ كرامته، يتضمن ذلك على سبيل المثال لا الحصر السماح له بأخذ أغراضه الشخصية، وتوديع زملاء العمل، وعدم تخصيص حارس أمن لمرافقة الموظف المفصول إلى باب الشركة.
كما يجب منح الموظف الوقت لمراجعة أسباب الفصل التي قدمتها والرد عليها.
6. عقد العمل
ينبغي توقيع عقد عمل مع أي موظف جديد على أن يحتوي بنداً يحدد ظروف العمل وتداعيات إنهاء الخدمات على الطرفينن فمن شأن ذلك تجنب المشاكل في المستقبل. قم باستشارة الأداة القانونية أو محامي الشركة في هذا الصدد للتأكد من أن توافق عقد العمل مع قانون العمل المحلي.
