يعتقد كثير من أصحاب الشركات الصغيرة و/أو مدرائها العموميين أن وجود كتيب للموظف غير ضروري إلا في الشركات الكبيرة. في الواقع، بعضهم قد لا يعرف ما هو كتيب الموظفين أصلاً. ومع ذلك، يدركون أهمية وجوده عند زيادة عدد الموظفين، حتى لو كان عددهم لا يتجاوز 15 موظفاً. نعم، لكتيب الموظفين قيمة كبيرة.

كتيب الموظف هو دليل مختصر يحتوي على السياسات والإجراءات المتعلقة بالموارد البشرية. لا يوجد تنسيق محدد يجب اتباعه في كتيب الموظف، مما يمنحك الحرية في اختيار التنسيق المناسب لك أو تطبيق التنسيق المعياري المعمول به في الشركة إن وجد.

فوائد كتيب الموظفين:

  1. تحسين سياسات وإجراءات الموارد البشرية.
  2. تهيئة الموظفين الجدد للعمل بشكل واضح وسريع.
  3. تجنب تكرار أسئلة الموظفين حول السياسات والإجراءات.
  4. تجميع مختصر لكل السياسات والإجراءات في وثيقة واحدة (كتيب الموظف).
  5. نشر الوعي حول قيم الشركة بين الموظفين.
  6. تعريف الموظفين بما لهم وعليهم.

محتويات كتيب الموظف:

1. نبذة عن الشركة:

  • تاريخ الشركة ورسالتها ورؤيتها:
    • اذكر تاريخ تأسيس الشركة ومسار تطورها.
    • وضح رسالة الشركة بوضوح، أي الغرض الذي تسعى لتحقيقه.
    • اشرح رؤية الشركة، أي ما تسعى لتحقيقه على المدى الطويل.
  • قيم الشركة:
    • حدد القيم الأساسية التي توجه ثقافة الشركة وسلوكيات موظفيها.
    • قدم أمثلة ملموسة لكيفية تجسيد هذه القيم في العمل اليومي.
  • منتجات وخدمات الشركة:
    • قدم شرحاً موجزاً لمنتجات وخدمات الشركة.
    • وضح كيف تساهم منتجات وخدمات الشركة في تحقيق رسالة ورؤية الشركة.
  • إنجازات الشركة:
    • أبرز بعض إنجازات الشركة الرئيسية، مثل الجوائز أو التقديرات أو قصص النجاح.
    • ساعد الموظفين على الشعور بالفخر بكونهم جزءاً من فريق ناجح.

2. سياسات الأمن والسلامة:

  • قواعد السلامة العامة:
    • حدد قواعد السلامة الأساسية التي يجب على جميع الموظفين اتباعها.
    • شمل معلومات حول استخدام معدات السلامة وإجراءات الطوارئ.
  • سياسات الصحة المهنية:
    • حدد المخاطر الصحية المحتملة في مكان العمل وكيفية تجنبها.
    • قدم معلومات حول برامج الصحة واللياقة البدنية المتاحة للموظفين.
  • برامج الوقاية من الحرائق:
    • حدد خطط الطوارئ في حالات الحريق.
    • قدم معلومات حول كيفية استخدام طفايات الحريق وأجهزة الإنذار.
  • إجراءات السلامة في حالات الطوارئ:
    • حدد خطط الطوارئ في حالات الطوارئ الأخرى مثل الزلازل أو الفيضانات.
    • قدم معلومات حول كيفية البقاء آمنًا في حالات الطوارئ.

3. البيان الخاص بتنوع الموظفين والمساواة بينهم:

  • التزام الشركة بالتنوع والمساواة:
    • أعلن التزام الشركة بتوفير بيئة عمل عادلة وشاملة للجميع.
    • حدد سياسات الشركة لمكافحة التمييز والمضايقة.
  • برامج التنوع والمساواة:
    • قدم معلومات حول برامج الشركة لتعزيز التنوع والمساواة.
    • شمل معلومات حول مجموعات الموارد للموظفين من مختلف المجموعات.
  • خلق بيئة عمل شاملة:
    • وضح كيف تسعى الشركة لخلق بيئة عمل يشعر فيها جميع الموظفين بالترحيب والتقدير.
    • قدم أمثلة على مبادرات الشركة لتعزيز الشمولية.

4. نبذة مختصرة عن سلم الرواتب والمزايا:

  • هيكل الرواتب:
    • قدم شرحاً موجزاً لهيكل رواتب الشركة.
    • حدد العوامل التي تؤثر على رواتب الموظفين، مثل الخبرة والمؤهلات والأداء.
  • المزايا:
    • قدم معلومات حول المزايا التي تقدمها الشركة، مثل التأمين الصحي والإجازات المدفوعة وبرامج التقاعد.
    • وضح أهليّة الموظفين للحصول على هذه المزايا.
  • برامج التعويضات والمكافآت:
    • قدم معلومات حول برامج التعويضات والمكافآت التي تقدمها الشركة.
    • إشمل معلومات حول كيفية حصول الموظفين على هذه المكافآت.

5. القواعد السلوكية:

يحدد هذا القسم السلوك المهني المتوقع من الموظفين أثناء العمل، بما في ذلك الاحترام المتبادل، والتعاون، والأخلاقيات المهنية، وسياسات استخدام المعلومات والتكنولوجيا.

6. الإجراءات الجزائية بما في ذلك الفصل من العمل:

يوضح هذا القسم الإجراءات التي قد تتخذها الشركة في حالة مخالفة السياسات أو السلوك المهني المتوقع، بما في ذلك العقوبات المحتملة مثل الإنذارات أو الفصل من العمل.

7. أية بنود أخرى تروها ضرورية:

هذا القسم يتيح الفرصة لإدراج أي معلومات إضافية تعتقد الشركة أنها مهمة لموظفيها، مثل سياسات العمل عن بعد، أو برامج التطوير المهني، أو أي إجراءات أو خدمات أخرى تتعلق بالعمل.

ملاحظات:

  • يجب كتابة كتيب الموظفين بطريقة واضحة ومفهومة لجميع الموظفين.
  • يجب ترجمة كتيب الموظفين إلى اللغات التي يتحدث بها الموظفون.
  • يجب مراجعة كتيب الموظفين وتحديثه بشكل دوري لضمان مواكبته لأي تغييرات في سياسة الشركة أو القوانين المعمول بها.

باتباع هذه الإرشادات، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الاستفادة من كتيب الموظفين لتحسين إدارة مواردها البشرية وتعزيز بيئة عمل إيجابية ومنظمة.