تعتبر مشاركة الملاحظات والآراء المتعلقة بالموظفين، الإيجابية والسلبية على حد سواء، جزءاً من نظام إدارة الأداء الجيد. ينبغي أن تُعتبر تلك الملاحظات فرصة لتوجيه الموظفين، وتعزيز دمجهم في العمل، وتحسين مهاراتهم. إليك تسع نصائح في هذا الصدد:

1. عدم الانتظار

قدم الملاحظات والآراء فور حدوث الموقف، ولا تنتظر اجتماع التقييم السنوي. يساعد ذلك الموظفين على إدراك الأمور الصحيحة والخاطئة بشكل مبكر، وبالتالي تجنب تكرار الأخطاء.

2. الوضوح وتجنب العموميات

يجب أن تكون التعليقات والآراء واضحة ومحددة. تجنب العموميات الغامضة. على سبيل المثال، بدلاً من قول “عمل جيد”، وضح الإجراءات التي كانت جيدة وتريد استمرارها. ينطبق هذا أيضاً على الملاحظات السلبية. الهدف هو تحسين أداء الموظفين، وليس تثبيطهم.

3. الموضوعية وعدم المبالغة

احرص على أن تكون موضوعياً وتجنب الإدارة الجزئية الدقيقة.

4. السيطرة على العواطف

خذ بعض الوقت للسيطرة على عواطفك قبل التعليق وإبداء الرأي، خاصة إذا كانت لديك مشاعر عاطفية قوية حول سلوك أو أداء موظف.

5. التركيز على الإيجابيات

أشارت دراسة نشرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو إلى أن الموظفين يتفاعلون مع التعليقات السلبية بمقدار يزيد ست مرات عن تفاعلهم مع التعليقات الإيجابية. لذا، ابدأ بتقديم الملاحظات الإيجابية من خلال تحديد إنجازات الموظف وإظهار التقدير الصادق لجهودهم قبل الإشارة إلى الجوانب التي تحتاج إلى تحسين.

6. إدراك أسباب ضعف الأداء

ابدأ النقاش بطرح أسئلة لفهم أسباب ضعف الأداء أو السلوك. لا تستمع إلى طرف واحد فقط، بل يجب عليك الاستماع إلى وجهة نظر الموظف أيضاً.

7. العلنية والسرية

مشاركة التعليقات والآراء الإيجابية بشكل علني يمكن أن يعزز الحافزية لدى الموظفين. أما التعليقات والآراء السلبية، فمن الأفضل مشاركتها بشكل سري مع الموظف لتجنب الحرج. ننصح بأن يقوم مدير إدارة الموارد البشرية أو المسؤول عن قسم تقييم وإدارة الأداء بمشاركة الآراء والتعليقات الإيجابية والسلبية بشكل شخصي بدلاً من إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو من خلال شخص آخر.

8. المتابعة

ينبغي أن ينتهي كل نقاش بخطة للخطوة التالية وتحديد موعد لمراجعة المنجزات. يجب الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات ذات الصلة وتضمينها في ملف تقييم الأداء السنوي للموظف، لمراقبة تقدم الموظف في تحقيق الأهداف والتحسينات.

9. تقبل ملاحظات وآراء الموظفين

شجع الموظفين دائماً على تقديم ملاحظاتهم وآرائهم، واتخذ الإجراءات المناسبة بناءً على ما يقدمونه. من شأن ذلك إضفاء الشفافية والانفتاح على بيئة العمل، والنظر إليك كقائد.

باتباع هذه النصائح، يمكنك تعزيز بيئة العمل الإيجابية وتحقيق مستويات أعلى من الأداء والإنتاجية في شركتك.