تعتبر مشاركة الملاحظات والآراء
المتعلقة بالموظفين، الإيجابية والسلبية على حد سواء، جزءً من نظام إدارة الأداء
الجيد. وينبغي لك أن تفكر في تلك الملاحظات والآراء باعتبارها فرصة لتوجيههم
وتعزيز دمجهم في العمل وتحسين مهاراتهم. إليك تسع نصائح في هذا الصدد:
1. عدم الانتظار
قدم الملاحظات والآراء عند حدوث الموقف
فوراً، ولا تنتظر اجتماع التقييم السنوي لتقديمها. من شأن ذلك إدراك الموظفين
للشيء الصحيح والخاطئ بشكل مبكر، وبالتالي عدم الاستمرار بالقيام بالأخطاء إن
وُجدت.
2. الوضوح وتجنب العموميات
ينبغي للتعليقات والآراء أن تكون واضحة
ومحددة. تجنب العموميات الغامضة. على سبيل المثال: عند إرسال تعليق “عمل
جيد”، بين إجراءات العمل التي وصفتها أنها جيدة وترغب باستمرار الموظف بذلك،
وهذا ينطبق أيضاً على الملاحظات السلبية. ضع في اعتبارك دائماً أن الهدف هو تحسين
أداء الموظفين، وليس تثبيطهم.
3. الموضوعية وعدم المبالغة
إحرص على أن تكون موضوعيًا وتجنَّب
الإدارة الجزئية الدقيقة.
4. السيطرة على العواطف
خذ بعض الوقت للسيطرة على عواطفك قبل
التعليق وإبداء الرأي في حال انتابتك مشاعر عاطفية سلبية أو إيجابية حول سلوك أو
أداء موظف.
5. التركيز على الإيجابيات
أشارت دراسة نشرتها مجلة هارفارد
بيزنس ريفيو إلى تفاعل الموظفين مع التعليقات السلبية بمقدار يزيد ست مرات عن
تفاعلهم مع التعليقات الإيجابية، كما أشارت إلى أن تكرار الآراء والتعليقات
السلبية تؤثر بشكل كبير على اندماج الموظفين.
تتمثل إحدى الإستراتيجيات البسيطة في
البدء بتقديم الآراء والملاحظات الأيجابية، وذلك من خلال تحديد إنجازات الموظف
الجيدة وإظهار التقدير الصادق لجهودهم فيها قبل الإشارة إلى أدائهم الذي يحتاج إلى
تحسين، واحرص على إيضاح ذلك يدرك الموظف ضرورة تحسين أدائه الضعيف.
6. إدراك أسباب ضعف الأداء
ابدأ النقاش بطرح أسئلة للتأكد من
فهمك لأسباب ضعف أداء أو سلوك معين. لا تستمع إلى طرف واحد، فمن حق الموظف أن
تستمع إلى وجهة نظره.
7. العلنية والسرية
لا بأس في مشاركة التعليقات والآراء
الإيجابية بشكل علني، فمن شأن ذلك تعزيز الحافزية لدى الموظفين. أما التعليقات
والآراء السلبية، فمن الضروري أن تتم مشراكتها بشكل سري مع الموظف، وذلك لعدم رغبة
أي شخص بتلقي النقد السلبي أمام زملاء العمل والرؤساء والمرؤوسين. وننصحك أن يقوم
مدير إدارة الموارد البشرية، أو المسؤول عن قسم تقييم وإدارة الأداء بمشاركة
الآراء والتعليقات الإيجابية والسلبية بشكل شخصي بدلاً من إرسالها عبر البريد
الإلكتروني أو من خلال شخص آخر.
8. المتابعة
ينبغي لكل نقاش في هذا الصدد أن
ينتهي بالتخطيط للخطوة التالية وتحديد موعد لمناقشة المنجزات بخصوصها. ويبنغي الاحتفاظ بمحاضر كل
الاجتماعات ذات الصلة وتضمينها في ملف الموظف الخاص بتقييم أدائه السنوي، إذ من
شأن ذلك مراقبة تقدم الموظف في تحقيق الأهداف والتحسينات المستهدفة.
9. تقبل ملاحظات وآراء الموظفين
شجع الموظفين دائماً على ذلك، واتخذ
الإجراءات التي تجدها مناسبة حول الملاحظات والآراء التي قدمها الموظفون. من شأن
ذلك إضفاء الشفافية والانفتاحية على بيئة العمل، والنظر إليك كقائد.
