يُستخدم نموذج الانذار الكتابي لإعداد خطاب يُوَجَّه للموظف عند ارتكابه مخالفة لنظام المنشأة أو تقصيره في القيام بأداء مهامّه الوظيفية، حيث يتم لَفْتُ نظره الى مخالفته ويُنذَر بإيقاع عقوبة أَشدَّ في حال تكراره، إذ يُعتبر هذا الإنذار -بمعنى أو بآخر- عقوبة معنوية.